オンライン商談は、場所や時間に縛られず効率的に行える便利なツールですが、対面商談とは異なる点も多く、注意が必要です。
「オンライン商談をスムーズに進めるには？」
「相手に失礼なく、好印象を与えるには？」
「トラブルなく、効果的な商談を行うには？」
このような疑問をお持ちのあなたへ。
この記事では、オンライン商談を成功させるための３つのポイントを、具体的な事例や最新情報も交えながら分かりやすく解説します。
■BtoB SaaSのインサイドセールスの方はこちらもチェック■
オンライン商談とは？
オンライン商談とは、インターネット回線を利用して、パソコンやスマートフォンなどを介して行う商談のことです。
Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなど、様々なオンライン商談ツールが普及しており、近年では多くの企業で導入されています。
オンライン商談のメリット
- 時間とコストの削減: 移動時間や交通費を削減することができます。
- 場所の制約がない: どこからでも商談に参加することができます。
- 柔軟なスケジュール調整: 相手の都合に合わせて、柔軟にスケジュール調整ができます。
- 商談記録の保存: 商談内容を録画・録音することで、記録を残すことができます。
- 情報共有の効率化: 資料や画面を共有することで、スムーズに情報伝達できます。
オンライン商談のデメリット
- コミュニケーション不足: 対面商談に比べて、非言語コミュニケーションが取りづらく、誤解が生じやすい。
- 技術的なトラブル: 通信環境やツール操作の問題で、商談が中断される可能性がある。
- セキュリティリスク: 情報漏洩のリスクがある。
オンライン商談を成功させる３つのポイント
オンライン商談を成功させるには、以下の3つのポイントを意識することが重要です。
- 事前準備を徹底する
- オンラインで伝わりやすい会話をする
- 時間管理を徹底する
ポイント1：事前準備を徹底する
オンライン商談では、事前準備が非常に重要です。
準備不足は、商談の遅延やトラブルに繋がり、相手に不信感を与えてしまう可能性があります。
スムーズな商談を行うために、以下の項目を事前に確認しましょう。
- ツールの動作確認: 使用するツールが正常に動作するかを確認しましょう。
- カメラ、マイク、スピーカーなどの動作確認
- インターネット回線の速度チェック
- ツール操作方法の確認
- 資料の準備: 商談で使用する資料を事前に作成・共有しましょう。
- 分かりやすく簡潔な資料
- データやファイル名の間違いがないか確認
- 必要に応じて、画面共有の準備
- アジェンダの設定: 商談の目的や内容を事前に共有しましょう。
- 話し合う内容をリスト化
- 時間配分を明確にする
- 決定事項を明確にする
- 次のステップを決める
- 環境の整備: 静かな場所で、背景に気を配りましょう。
- 周囲の音や視覚的な情報に気を配る
- オンライン商談用の背景画像を設定する
- 顧客情報の確認: 事前に顧客情報を収集・整理しておきましょう。
- 過去の取引履歴
- ニーズや課題
- WebサイトやSNSでの情報
ポイント2：オンラインで伝わりやすい会話をする
オンライン商談では、対面商談に比べて、非言語コミュニケーションが制限されるため、 言葉遣いや伝え方 に注意する必要があります。
- はっきりと話す: 相手に聞き取りやすいように、ゆっくりと、はっきりと話しましょう。
- 表情やアイコンタクト: 表情豊かに話し、カメラを見て話しかけるようにしましょう。
- 相槌を打つ: 積極的に相槌を打ち、相手に聞いていることを伝えましょう。
- 簡潔な説明: 要点を絞って、簡潔に説明しましょう。
- 質問を促す: 適宜質問を促し、双方向のコミュニケーションを心がけましょう。
- チャット機能を活用: 口頭で伝えにくい情報は、チャット機能で共有しましょう。
ポイント3：時間管理を徹底する
オンライン商談では、時間管理も重要です。
時間を守ることは、相手に敬意を払い、信頼関係を築く上で重要です。
- 時間厳守: 商談開始・終了時間を守りましょう。
- アジェンダに沿って進行: 事前に設定したアジェンダに沿って、商談を進めましょう。
- 時間配分: 各議題にかける時間を決めて、時間配分を意識しましょう。
- 終了時のまとめ: 商談内容をまとめ、決定事項や次のアクションを確認しましょう。
■The Model型企業のためのWEB接客のポイントはこちら■
オンライン商談システム
オンライン商談には、様々なツールが使われています。
代表的なオンライン商談システムは以下の通りです。
- Zoom: 多機能で使いやすい、人気のオンライン商談システム
- Google Meet: Googleアカウントがあれば、無料で利用できる
- Microsoft Teams: Microsoft 365ユーザー向けのオンライン会議ツール
- Skype: 長年利用されている、定番のビデオ通話ツール
- Whereby: ブラウザで利用できる、シンプルなオンライン会議ツール
システムを選ぶポイント
- 費用: 無料プラン、有料プラン、機能による価格の違いなどを比較
- 機能: 参加人数、画面共有、録画機能、セキュリティなど、必要な機能を検討
- 使いやすさ: 操作方法が分かりやすく、使いやすいツールを選ぶ
- セキュリティ: セキュリティ対策がしっかりしているツールを選ぶ
- サポート体制: トラブル発生時のサポート体制を確認
対面商談との使い分け
オンライン商談と対面商談は、それぞれにメリット・デメリットがあります。
状況に応じて使い分けることが重要です。
オンライン商談が向いているケース
- 遠方の顧客との商談
- 移動時間を削減したい場合
- 多くの参加者と商談する場合
- 資料や画面共有が必要な場合
- 記録を残したい場合
対面商談が向いているケース
- 重要な顧客との商談
- 複雑な内容の商談
- 信頼関係構築を重視する場合
- 製品を実際に見て触ってほしい場合
- 契約締結など、正式な手続きが必要な場合
オンライン商談のセキュリティ対策
オンライン商談では、情報漏洩のリスクがあるため、セキュリティ対策を徹底することが重要です。
- セキュリティ対策ソフト: 最新のセキュリティ対策ソフトを導入する
- パスワード設定: 強固なパスワードを設定し、定期的に変更する
- アクセス制限: 商談参加者以外がアクセスできないように制限する
- 通信の暗号化: 通信内容を暗号化する
- 信頼できるシステム: セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選ぶ
まとめ
オンライン商談は、場所や時間に縛られず、効率的にビジネスを進めるための有効なツールです。
しかし、対面商談とは異なる点も多いので、注意が必要です。
事前準備、コミュニケーション、時間管理を徹底することで、オンライン商談を成功させましょう。
この記事が、オンライン商談を効果的に活用するための一助になれば幸いです。
OPTEMOについての詳細はお気軽にお問い合わせください。
また、本ページにある電話アイコンを押すと、担当者とそのままコミュニケーションが可能です（営業時間内のみ表示されます。）
BtoBのリード不足を解消するWEB接客ツールOPTEMOの資料を是非ご覧ください。
